Case study – Интеграция между Coriti и DS WMS oт Стедо Софт

Case study – Интеграция между Coriti и DS WMS oт Стедо Софт


 В тази статия ще споделим повече, за това как реорганизирахме и подобрихме процесите в едно складово стопанство с помощта на интеграция със складов софтуер - DS WMS от Стедо Софт. Това е една страхотна система, която поема пълен контрол на процесите в склада и в комбинация с гъвкава ERP система се получава едно интегрирано решение за управление на материалните запаси и складовете на компанията.

Как работи процесът?

Комуникацията между двете системи позволява гладко и последователно изпълнение на задачите като намалява вероятността за допускане на грешки до минимум.

Процесът може да бъде обособен на няколко етапа:

 

      Управление на заявките за доставка:

Служителите, отговорни за изготвяне на заявки за доставка имат на разположение специализиран модул, който им предлага цялата нужна информация – налични, очаквани и запазени количества, продажби по период, време за доставка, очаквани промоции, заявки за допълнителни количества и други. Освен това с тази информация са интегрирани и специални формули, за да улеснят изготвянето на заявката, като директно се предлага количество за поръчка. В допълнение, решението, което изградихме дава и изключително лесна възможност за корекция на информацията. Крайната заявка се генерира с един клик, което улеснява служителите и спестява време.

 

      Доставка:

След като горната стъпка е завършена в складовата система се създава запис, който се категоризира като „очаквана доставка“. Тази информация се предава автоматично към софтуера за управление на складово стопанство  „DS WMS“. По този начин складовият екип има пълна информация за поръчката (очаквана дата за доставка и количества).

Допълнително предимство на тази стъпка е, че системата дава възможност на търговците да следят очакваните бройки и да уведомят клиентите за точна дата и бройки. По този начин се забързва и процесът по продажби. Например, когато даден продукт се е изчерпал към момента на поръчка, но реално следващата доставка пристига по-късно през деня или в рамките на седмицата. Така не се пропускат продажби, а самият процес работи гладко.

 

      Проверка на доставката:

Пристигналата стока се проверява от стоковедите като се маркират количествата върху очакваната доставка в складовата система на „Стедо Софт“. Комуникацията между двете системи позволява автоматично да се отбележат наличностите и в ЕРП система Coriti, когато тази стока бъде окончателно приета.

В случай на разлика между фактурирани и доставени бройки, Coriti изготвя специален отчет, който помага на купувачите да решават тези проблеми и да ги маркират в системата, така че те да изчезват и да остават само нещата, които са текущи.

Нещо повече, когато софтуерът отчете наличност от стоките, които са предварително продадени (споменатите в предната точка) тя автоматично стартира процеса по пикиране и доставяне на стоката.

Чрез тези автоматизации успяхме да спестим на служителите нуждата да помнят коя поръчка следва да бъде изпратена или какво кредитно се чака по дадена доставка. 

      Поръчка от клиент:

Поръчките от клиент се взимат по телефона, на място от търговците на компанията или от онлайн магазина . За тях създадохме модул, който им позволява да вписват поръчките директно в системата от всяко устройство (можете да прочетете повече тук). Следователно, те автоматично се отбелязват и в складовата система и позволява директно да се премине към следващите стъпки. Достъп до модула за поръчки имат и отговорниците, които приемат поръчки по телефона, а тези от онлайн магазина се вписват автоматично.

Това са начините, по които продажбите влизат в системата отбелязани със статус „Нова“ и очакват потвърждение от отговорника, за да преминат към склада. Това действие се контролира от Coriti. Системата преценява кога да изпрати информация на складовия софтуер за дадена поръчка и нейното стартиране за пикинг.

Има сценарии, в които не всички бройки по дадена поръчка са налични към момента, но тя може да бъде форсирана за старт. Нашият софтуер ще раздели в бекордър, това което не е налично и ще изпрати останалите продукти към склада за пикинг и доставка към клиент.

В последствие тези бекордъри също се управляват на 100% автоматично. Когато системата ги разпознае като налични тя ще ги придвижи към следващите етапи.  

 

      Пикиране на стоката:

Поръчките са одобрени и са налични в складовият софтуер със статус „За пикиране“. От тук процесът продължава в склада и съответните отговорници пикират стоката. Следва завършване на пикирането и вторична проверка на поръчката, чрез маркиране на стоката. Корити получава информацията от складовата система и отразява евентуални разлики между заявеното и пикирано количество.

Ако има разлики, отговорниците се известяват по имейл, като нова задача в системата и/или в персонализиран отчет. В по-честите случаи когато всичко е наред следва процес по подготвяне на документи.

 

      Документация:

Тук до толкова успяхме да улесним процеса, че единственото, което се изисква е документа да бъде принтиран.

Процесът е структуриран така, че възможността за грешка е минимална. От служителите зависи само принтирането на документа и товарителницата, а всичко зад този процес е автоматизирано в системата. Тя преценява параметрите на товарителницата, какъв тип да е документа и на какъв език и валута. Ако са само мостри – протокол за мостри, ако е продажба със стойност 0 – стокова, ако има стойност фактура, ако плащането е в брой – издава и касов бон и тн. При издаването всички тези документи, системата преценява според клиента каква да е валутата и езика на документа. Самите фактури може да имат различни шаблони за принтиране и системата преценява кой точно да принтира и дали има нужда от допълнителен пакетажен лист, ако така е било настроено за даден клиент.

Служителите са облекчени от двойно записване на информация, притеснения от допускане на грешки и реално допускане на такива. Във фирмата се отчита повишаване на мотивацията на работниците и тяхната удовлетвореност.

Компанията отчита значителен спад на разходи и парични загуби, само от липсата на допускане на неволни грешки от служителите. Кредитните известия, които се издават се проследяват по причини и тези в следствие на човешка или софтуерна грешка са в пъти по-малко като %.

В заключение, можем да кажем, че Coriti ERP се грижи да изпраща правилните сигнали за прием и изпращане на заявки. Тя следи за наличностите на стоките и ги управлява според пазарното търсене. Складова система на „Стедо Софт“ от своя страна прави това, в което е най-добра – управлява напълно процесите в склада.