Като хора, ангажирани със своя бизнес или кариера, винаги се стараем да не изпуснем точния момент за промяна. В статията днес сме представили 10 ситуации, при които вашата ЕРП система трябва да се замени с нова, отговаряща на сегашните ви бизнес нужди и пазарна ситуация.
1. Системата е достигнала края на своя жизнен цикъл
Краят на живота на една система или краят на нейната поддръжка означават, че софтуера е достигнал етапа, след който няма да се правят повече подобрения, обновявания или поддръжка. Това е следствие на използване на стари технологии в основите на програмата. Те не позволят повече тя да бъде ефективно работеща и да доставя желаните резултати.
Дори да сте достигнали до края на жизнения цикъл на една система, тя няма да спре да работи автоматично. Вероятно ще бъдете информирани, че повече няма да има ъпдейти и поддръжка на тази система. Това няма да се отрази веднага на вашата работа, имате достатъчно време, за да внедрите друго модерно решение. Ако все пак решите да останете с текущата програма, то имайте предвид, че в скоро време проблемите ще започнат да зачестяват и ще стават все по-сериозни. Може да се достигне до етап, в който системата рухва напълно и значително количество информация бива загубена.
Затова ако виждате, че вашата ИТ система е към края на своя жизнен цикъл по-добре започнете да проучвате какви са опциите пред вашата компания за в бъдеще.
2. Вашата текуща ERP/CRM система не е облачно базирана
Почти задължително условие при внедряване на нова ИТ система е тя да бъде облачно базирана. Не казваме, че е задължително условие, защото има определени индустрии, които изискват точно обратното. Те обаче се броят на пръсти.
Облачната технологията дава толкова много предимства, че ако не ги използвате вашата компания става не ефективна и не конкурентно способна. От там идва и нуждата да се ориентирате по-скоро към такава програма, която ви дава достъп до информация във всеки един момент от всяко едно устройство.
3. Софтуерът ви няма функции, които са стандарт за вашата индустрия
Много е лесно да попаднете в капана на удобството да използвате старата система, с която и вие, и работниците сте свикнали без тя да има капацитета и функциите да извлече максимума за вашия бизнес. Трябва да следите новите технологии и възможностите, които те предлагат на вашата компания. Щом дойде моментът, в който някои функции и дадена структура на бизнес процеси се превърнат в стандарт за индустрията ви, но вие ги нямате, защото ERP/CRM системата ви няма възможността да ги поддържа, то това е ясен знак, че момента за промяна е дошъл.
4. Вашият бизнес расте
Ако вашият бизнес расте, то на някакъв етап ще дойде момента, в който ще имате силна нужда от нова ИТ система. Колкото и добре да сте предвидили този разстеж при внедряването на софтуера – всяка система има лимити и те се определят от началната ви точка. Затова ако сте пораснали прекалено много в последните 4-5-6-7 години е очаквано да сте достигнали до максимума на нейния потенциал. Време е да помислите за ново решение, което да позволи на бизнеса ви да продължи да се развива и в следващите години.
Добър пример за това е малко предприятие, което не е следяло в системата комуникация и отношения с потенциални и текущи клиенти. Това не е било необходимо, малката структура и добрата комуникация между служителите просто е правело безсмислено да се въвежда електронно тази информация.
С разстежа и постъпването на работа на нови хора, обаче става изключително наложително цялата информация за дадени акаунти да бъде лесно достъпна и от тук идва нуждата да има интегриран CRM модул. Той освен всичко би позволил и на новите служители по-лесно и бързо да навлезнат в работата, без да допускат фатални грешки.
Друг вариант е да сте имали CRM система, но тя да не е била интегрирана – тоест да се е налагало двойно въвеждане на информация, което води до не ефикасност. При малки обеми това не е било фатално, но при разрастване на бизнеса започва да отнема значително време. Време, в което вашите служители могат да мислят как да продават повече, а не да се борят с бюрокрация и администрация.
Когато вашият бизнес расте той има нужда от повече ресурси и функции. Ако имате система, изработена специално за вас, то подобренията и надграждането струват скъпо и само я прават по-тромава. На даден етап тя не би могла да бъда ефективно подобрявана и това е добър ориентир, че се нуждаете от нова система, която да има солидна основа и да поддържа по-ефективно и лесно всички ваши бизнес процеси.
Вашата ИТ система трябва да помага на бизнеса ви да расте, а не да го лимитира. Ако има инициативи и дейности, които отлагате или не изпълнявате в пълния им потенциал, заради софтуера, то тогава е време да помислите за ново решение.
5. Различните подсистеми – ERP, CRM, BI, Счетводоство и т.н. не са интегрирани помежду си
Налага се двойно въвеждане на информация. Ако вашата система е от преди повече от 5 години е силно вероятно различните модули/системи да не са интегрирани в едно цялостно решение. И не само, че не са интегрирани като една система, но и няма възможност лесно и удобно да бъдат свързани, така че да се избегне двойно въвеждане на информация. И освен, че се налага да въвеждате два пъти информация, което освен до загуба на време, води и до грешки, то вие нямате възможност да автоматизирате дадени бизнес процеси, които са връзката между отделните модули на една интегрирана ИТ система. Това води до допълнителна загуба на време и ресурси.
6. Текущата ви система не спомага за взимането на информирани решения
Софутер, поддържащ планиране и изпълнение ви помага да следите всички поръчки и да контролирате операциите, свързани с тях, по такъв начин, че всичко да минава гладко. Всичко това е чудесно, но подобен софтеур не ви дава лесен достъп до това на къде всъшност сте се запътили. За пример – вие сте дистрибуторска компания, изплънявате поръчките си навреме и точно, но за тази цел ви трябва да управлявате складовите наличности правилно.
Един добър софутер ще ви покаже във всеки един момент къде са подводните камъни – от кои артикули сте се презапасили и кои евентуално ще свършат ако не направите веднага нова поръчка за тях. Нещо повече, добрата система ще обвърже плановете ви за растеж с нуждата от по-големи наличности. Ползите от наглед прости решения в дългосрочен план са големи.
Ако даден търговски агент не успява да изпълни планът, ще може лесно да се генерира информация и да се разтълкува защо дадени ключови индекси за представянето му са под очакваното.
На практика добрата ERP система ви позволява да имате цялата информация, при това подредена по начина, по който ви трябва. Това ви дава възможност да взимате информирани решения и да знаете във всеки един момент състоянието на вашата компания и на къде е тръгнала тя.
7. Правите нещата по определен начин, но не задължително по правилния начин
Както казахме ЕРП системата трябва да ви помага да растете, а не да ви задържа. Добър ориентир за такъв момент е когато откриете, че служителите адаптират начините, по който извършат определени процеси да пасват на начина по който ЕРП системата ги приема. Това е ОК, ако това е бил начинът, по който сте разработили вашите процеси, но определено не значи, че това е най-ефективното решение.
Ако вашата система е стара и тромава е слабо вероятно внедряването на процес да използва добрите практики във вашата индустрия и от тук идва нуждата за промяна.
8. Хората извършват дейности извън ИТ системата
Силен показател за нуждата да преразгледате вашата текуща ИТ инфраструктура е ако служителите извършват дейности извън програмата, а те реално са неделима част от нея. Ежедневието, в което се върши половинчата работа (напр. изваждат се справки от системата и после се дообработват от служител) е добре познато, нали? За подобен сценарий може да са виновни и служителите и проблемът да е в липса на дисциплина, но в повечето случаи не е така. Вашата система лимитира, обърква и не дава възможностите, които са нужни на вашите работници. От там идва и тяхната реакция да има информация и извън системата, което води до голяма загуба на ефективност и съответно значително намалява ползите от самия софтуер.
В дългосрочен план тази „разпиляност“ на информацията води не само до загуба на време, но и до значителни финансови загуби в следствие от допуснати грешки. Точно затова ние определяме този показател като един от най-важните. Той важи в пълна сила и за по-малки фирми, които са започнали с 1 ексел файл и сега имат десетки. Те също се нуждаят от оптимизиране и постигане на ефикасност като се внедри интегрирана система, която да позволи да растете.
9. Силна зависимост от един или двама човека от екипа
По-стартите ERP системи, особено тези разработени специално за дадено предприятие и тези със силно персонализирани модули и функции, често биват управлявани от един или двама служителя. Те познават системата из основи и понеже тя е сложна и тежка структура, никой от останалите в екипа няма желание да навлиза в подробности и да се учи на неща, които реално не им трябват на този етап.
Това излага на риск бизнеса, който става силно зависим от тези няколко единици в екипа. Затова препоръчваме при достигането на такъв етап от развитието да започнете да проучвате възможностите пред вас за нова модерна и по-гъвкава система.
10. Комуникацията се случва извън системата
В днешно време да можеш да намериш бързо точната информация е от изключителна важност. Ако комуникацията с вашите клиенти, потенциални клиенти и партньори се случва извън системата то вие имате доста потенциал за подобрение. В краткосрочен план ползите не изглеждат големи, но когато стане дума за информация събирана с години, то вие автоматично придобивате конкурентно предимство, защото във всеки един момент сте наясно какво се е случвало с даден контакт. Това ви дава силни аргументи да постигнете вашата цел.