Как едно малко предприятие се преобрази чрез внедряването на модерни технологии

Как едно малко предприятие се преобрази чрез внедряването на модерни технологии


Казвам се Калоян Димитров и съм един от създателите на Coriti.com. Тъй като системата е нова на пазара, но вече има няколко реализирани внедрявания, реших в нашия блог днес да споделя историята на клиент, който успя да оптимизира производството си благодарение на системата Coriti.com. Поради клауза за конфиденциалност не можем да разкрием името на компанията, но нейният собственик се съгласи да дадем конкретни примери, за което му благодарим.

Компанията Х се занимава с производство на продукти от метал. За да добиете по-добра представа за нея, ще ви разкажа накратко първите ми впечатления. Фирмата е семейна и в нея работят 16 човека, като трима от тях управляват, но работят на равно с останалите.  Фирмата е създадена 1989 г. и със своята отдаденост към работата, членовете на семейството са успели да спечелят много малки клиенти и няколко големи, сред които две вериги супермаркети.

До тук добре, но ето какви проблеми съществуваха преди да внедрят ERP и CRM системите ни  и какви ползи извлякоха от това.

Като за начало, цялата технология на продуктите беше записана на бели листове, разпределени в различни папки по продукти. При нова поръчка се отваряха папките и започваха сметките, като например, от един лист метал колко броя от продукт ХУ могат да се направят; колко листа метал са нужни за производството на поръчката и как да се изрежат те, за да има възможно най-малко брак. Разбира се, не всеки служител беше компетентен да прави тези изчисления и грешки се случваха постоянно и то за сметка на компанията. Благодарение на Coriti.com, всичко това се прави в системата и то от всеки един работник. Чрез използването на прозиводствения модул се изолираха грешките и се спести време на мениджмънта. Бракът от суровините се намили с 27%. Цялата  технология вече не се съхранява в папки, а е на сигурно място в облачната система, достъпна от всяко устройство по всяко време. /Ако се чудите какви са предимствата на облaчните технологии, може да прочетете тук – Защо да изберем облачно базирани системи в бизнеса?/

Друг проблем, с който нашият клиент се справи е управлението на данни за клиента. Никъде не се съхраняваха данни, клиентите се помнеха наизуст от секретарката и собствениците. След внедряването на системата вече това не бе нужно. Само за секунди служителят има достъп до цялата информация за клиента – какви поръчки е направил, кой е човека от другата страна на телефона и за какво точно отговаря. Според собственика на фирмата, точно тази функция на системата им дава повече гъвкавост и възможност за наемане на нов персонал с минимално обучение.

При всеки новопостъпил се започваше с процеса по опознаване отново – каква е фирмата, защо поръчват от тях, какви са стандартните поръчки и кой са важните детайли при нова поръчка и т.н.   Цялата информация можеше да се намери в системата с цел изолиране на пропуски, особенно с големи клиенти, които освен с поръчки помагаха на компанията с добра “word of mouth” реклама и разбира се имиджа да бъдат представяни като клиент.

Въпреки че бяха малък екип, в процеса по управлението на кадри и техните задачи също имаше сериозни проблеми. Доста често ставаха разминавания, като например, не е било уточнено кой служител за кой клиент отговаря, кой точно отговаря за документацията на клиента и неговите запитвания. Приниципът беше, както собственикът на фирмата се изрази „Който му вдигне телефона, той отговаря”. След внедряването на системата и обучението на служителите за работа с CRM модула, всеки може да види задачите си за зададения период и да проследи развититето на поръчката на клиента. Управителят на фирмата вече може да задава задачи за изпълнение към своите служители, да поставя краен срок и да следи всички дейности, дори когато не е в производствената база. Така улесниха вътрешната комуникация и изолираха пропуските, които ощетяваха клиентите по отношение на обслужване.  Не на последно място практиката да се пишат фактури на ръка спря с интеграцията на нашите системи. Хората във фирмата приветсваха това нововъведение, явно никой не обича бюрокрацията и намаляването й е голяма стъпка в правилната посока.

Следващата лоша практика, която се използваше в компанията Х е пропускането на възможности за продажба при съществуващи и „умрели” клиенти, както вътрешно ги наричаха. Никъде не се водеше статистика или просто бележки защо клиент №123 е направил само една поръчка или защо клиент №1234 прави 7 поръчки на година, а тази е направил само 3. Следенето на такава информация е добра практика във всяка компания, няма значение с какво се занимава тя. Успешните бизнеси, особенно на българския пазар, който е бързо променящ се и се влияе от доста непредсказуеми фактори, трябва да се възползват от всяка една информция относно клиентите с цел постигане на конкурентно предимство. Също така, благодарение на събраните данни за клиентите в системата Coriti.com, фирмата Х вече имаше информация на база, на която да развиват продуктите си или да създават нови в крак с изискванията на клиентите.

Както всеки бизнес, нашият клиент имаше силен и слаб сезон (зимата). По време на слабия период компанията се опитваше да произведе заготовки, които да са им в помощ през лятото. Това е добра практика, но при нашите клиенти не се следяха произведените бройки и заготовките, които се произвеждаха се изчисляваха по усет. След имплементацията на ERP модулите, складовите наличности вече са известни само с един клик. Планираните продукти се разделят равномерно по месеци и различните производствени етапи по служители , за да се следи максимално подробно работата. Разбира се, за да се извлече максимума от системите ни е необходимо те да бъдат ползвани по-дълго време. Така например догодина фирма Х ще има подробна информация за изразходвани материали и излезнали продукти по дати, клиенти и търговци. Това би им дало шанс за по-добро планиране и организация на дейността.

Всички тези бариери за развитието на нашия клиент ги преодоляхме чрез внедряването на системата Coriti.com. Разбира се интеграцията изисква усилие, за да се свикне с нововъведенията, но в дългосрочен план ползите са усезаеми.  Вече не е нужно да правите големи инвестиции в технологична база, да закупувате системи за всеки един проблем. Живеем във време, в което технологиите се развиват скоростно и ние можем да извлечем полза от това.

 

За безплатна демострация, посетете: https://coriti.com или се свържете с нас.