Отговори на всички финансови въпроси, свързани с внедряване на бизнес система
Да влизаме ли в облака или да не влизаме? Това е въпросът, които все повече потенциални клиенти от малкия и средния бизнес ни задават. Също така е доста нашумяла тема в ИТ индустрията и си заслужи и място в нашия блог днес. По-точно ще разгледаме как стоят финансовите рамки на двата типа системи. От началното ни проучване разбрахме, че в България имаме тенденция да сменяме локалното ERP на около 9-10 години, затова ще изберем и тази времева рамка в представените примери.
Ще вземем 3 примерни фирми – малка с 5-10 човека, средна с 30-40 човека и по-голяма организация със 100 работника. Ще проследим какви са възможностите пред тези фирми и относително колко биха стрували те. Самите цифри за локално ERPнабавихме след запитвания с наши поставени фирми и са реални. За малкия бизнес получихме 6 оферти от български компании и 2 от чужди (1 от поставените фирми е от Румъния), за компанията с 30-40 човека имаме 3 реални оферти от България и 2 от Румъния. За голямото предприятие беше по-трудно, тъй като трябваше да се навлезе в детайли и тясно дефиниране на нуждите, но все пак направихме и тази процедура и имаме 1 оферта, която ще обсъдим, въпреки че тя е с много условности и доста генерализирана.
За да достигнем до желаната информация, ще разбием разходите по основни направления:
1. Начална инвестиция
Това е първото нещо, което интересува всеки собственик на бизнес – колко трябва да инвестира, за да достигне до go-live момента?
Тук идва и една от най-съществените разлики. Локалната ERP система изисква по-голяма финансова ангажираност спрямо клауд опциите.
| Малка Фирма | Средна Фирма | Голяма Фирма | |
| Локално ERP | 3000 – 8000 лв | 7 000 – 84 000 лв | 142 00 лв |
| Coriti.com | 0 лв | 0 лв | 0 лв |
Цените по-горе са доста различни. Например за малко предприятие, те включват освен изработка и внедряване. Дори да се спрете на варианта SaaS (софтуер като услуга), не е гарантирано, че няма да имате начален разход. Оказа се, че е масова практика да има и такса внедряване, като тя бива обоснована с това да се настрои системата, за да може тя да ни пасне перфектно. Всичко това е чудесно, но ако тя е добре изградена на първо време, самата персонализация не е никакъв проблем и затова ние от Coriti.com не фактурираме подобен труд.
Голяма разлика в стойността на офертите се получава при средната компания в нашия случай. Тя лесно може да се обясни – най-ниската оферта всъщност е вариант да пригодим вече готова система към нашите нужди. Изглежда примамлива оферта, но всъщност компромисите не са един и два. От друга страна най-скъпата оферта в случая е за изграждане на система точно според нашите нужди.
1.1. Време до стартиране
Големи разлики се получават и при времето за стартиране. При голямото предприятие срокът е 15 месеца + 3 месеца за внедряване и тестване. При средното – зависи на кое решение ще се спрем. Има вариант да се чака 1 година, но има и вариант да вземем нещо, което е общо взето готово (най-евтината оферта, която вече коментирахме) и да се нагодим според него и това би отнело едва 2-3 месеца, но пък може би ще трябва да понесем други компромиси.
В случая на малкото предприятие няма проблем – никой не е готов да прави големи промени заради нас, като дори смяна на статусите или дадени наименования на колони/таблици се таксува под формата на допълнителен модул, наречен „Бизнес език“ или нещо подобно. Това не изглежда добре, нали? Дори и малките предприятия имат специфични нужди и процеси – няма как готова система да е най-доброто решение.
1.2. ИТ инфраструктура
На последно място слагаме инвестицията в хардуер и друга ИТ инфраструктура (сървър например). Смятаме компютри, падове, таблети, вайзори за нерелевантни – тоест, което и решение да изберем ние трябва да имаме подобна инфраструктура. Не е задължително всеки да има устройство, но пък би било по-удобно и ефективно. Поради тази причина, смятаме тази тема като личен избор на самата фирма.
Голямата разлика идва от нуждата от сървър, който да захранва системата. Както сами се досещате, колкото е по-голяма системата и повече хора я ползват, толкова по-добър и мощен сървър е нужен. Ако изберем клауд решението, то доставчика си е преценил разходите и вече ги е включил в цената.
Що се отнася за локалното ERP, да закупим сървър ще ни струва между 1000 и 10 000лв, но наистина зависи от доста неща. Дори да имаме в момента сървър като всеки друг компютър той може би ще се нуждае от подобрения, за да върви новата система гладко и пак ще се влезне в горната ценова рамка.
Тази начална инвестиция в ИТ инфраструктура не е плашеща, но по-трудното тепърва предстои – поддръжката й.
2. Поддръжка
Вече уточнихме, че българските компании спират да обновяват системата на 7-8-9 година и мислят за смяна. Затова ще видим какви са разходите за поддръжка за 120 месеца.
| Малка Фирма | Средна Фирма | Голяма Фирма | |
| Локално ERP | 0-300 лв/месец | 200-1500 лв/месец | 1500-10 000 лв/месец |
| Coriti.com | 200-240 лв/месец | 500-600 лв/месец | 1000-2000 лв/месец |
При локалното ERP поддръжката включва – при възникнал проблем някой да дойде или от дистанция да се отстрани проблема и евентуално да възстанови загубени данни, ако има такива. По-малките фирми не могат да си позволят човек, посветен изцяло на тях и съответно разчитат при нужда да платят на техник почасово. Това е нож с две остриета, защото никога не се знае колко време ще отнеме да се реши проблемът – като брой часове, които следва да бъдат платени и отделно обикновено минава време преди да се започне работа по поправката. Имаме предвид, че е вероятно 1-2 дена да нямате достъп до системата, което трупа допълнителни негативи на бизнеса ви.
По-големите предприятия имат служител или дори цял екип на когото разчитат при възникнал проблем. Това е страхотно удобство, но пък си идва с цената.
Може би поддръжката е най-силният коз на облачните решение. Не само, че обикновено може всичко да се направи от дистанция, но и повечето компании започват работа по-възстановяване на нормалния режим на системата много скоро след подаден сигнал.
Въпреки че като цяло проблеми с ИТ системите не са толкова често срещани, когато се случи нещо е наистина болезнено за всички служители във фирмата. За това клауд решенията с техния гъвкав, включен в цената съпорт са доста добър избор.
3. Обновяване на системата
Допускаме, че и локалното ERP се обновява на 5 години, за да не изостава прекалено много.
При локалните ERP системи под поддръжка обикновено се има предвид само отстравяне на проблеми, не и нововъведения или надграждане на системата.
При клауд решенията, самата поддръжка е включена в цената (наема) на месец. Освен, че доставчика отговаря вие да имате нужните условия и работеща система, за да си свършите работата, проблемите са по-рядко срещани и по-бързо отстранявани. Нещо повече тази цена включва и подобрения в системата. Ежендевно вашият доставчик прави промени, които вие не усещате, с цел по-добра скорост и ефикасност на системата. На някой от следващите етапи ще ви предложат и нови опции, които ще са включени в цената.
Нещо повече, самият доставчик постоянно разработва нови функционалности и модули, които по време на избора ви на система не са съществували. Те лесно могат да бъдат интегрирани към вече съществуващи акаунти на компанията ви. Така самите ъпдейти излизат много по-евтино.
4. Промяна на обема на работа
С времето дадена компания може да претърпи сериозни промени в структурата си – ако се развива да назначи повече хора, да увеличи офисите, направленията и т.н. От друга страна, ако нещата не вървят, може да се съкратят хора или да се преструктурира сегашното състояние с цел по-голяма ефективност и оцеляване през трудния период.
С тези вариации на структурата и големината на предприятието идва и нуждата от ИТ системата, която да може да покрие тези промени. Локалните ERP системи са доста ограничени в тази насока. Проблемът идва, че при разработването им е необходима тясна дефиниция на функциите, обема на работата и т.н., но рядко хората във фирмата успяват правилно да прогнозират бъдещите си нужди. А и да бъдем честни, не всичко може да бъде предвидено, защото има и фактори извън фирмата, които оказват силно влияние – пример е финансовата криза от 2008 година.
За сравнение, когато сте на принципа SaaS много лесно може да се увеличи или намали броя на акаунтите като всеки от тях да има точните настройки.
Друг голям плюс на облачните ERP /CRM системи е че при спад на обема на работата биха спаднали и вашите разходи, асоциирани със системата. Така няма да имате неизползвани ресурси в труден момент, докато с локално ERP вече ще сте направили основната инвестиция и единственo чрез обслужващ персонал и поддръжка може да намалите разходите.
Тъй като ние сме на мнение, че качествената информация се набавя от много източници, попаднахме на интересно проучване на Hurwitz & Associates, според което облачно базираното ERP струва около 50% по – малко от локално. Изследването е направено на базта на компания със 100 служителя за период от 4 години. Не е зле, нали?
Графиката по-долу ни показва, кои са основните области, където се постига ефикасност и съответно се спестяват финансов ресурс.
Разходи за притежаване на ЕРП система
Целта на днешната статия е да ви представим по най-достъпен начин разходите, обвързани с разработка, внедряване и работа с различните типове ЕРП софутер. Ще се радваме да споделите с нас и информацията, която не ви е била напълно ясна или въпрос, който не сме успели да разгледаме.