Финансовата световна криза от преди няколко години принуди собствениците на различни по размер бизнеси да се фокусират максимално върху разходите и въпреки че условията се подобряват към настоящия момент, разходите са ключови във всяка организация.
Според проучване на KPMG относно тенденциите при производствата в световен мащаб, се отбелязва, че този сектор планира да търси възможности за растеж, но в същото време продължава да търси инструменти за контрол на разходите и начини за тяхното намаляване. Около 40% от анкетираните посочват, че в следващите 2 години ще се освободят от всички неносещи стойност продукти и работни процеси.
Бизнес ситеми като ERP и CRM могат да помогнат в намирането на излишните разходи и откриването на „празните” бизнес процеси. В статията ни днес искаме да ви представим възможностите, които имате и проблемите, които може да разрешите с внедряването на една бизнес система. Предствяме ви различни примери по отдели.
Отдел продажби:
Главните проблеми, които този отдел среща са свързани с администрацията и времето. Служителите на отдел продажби се сблъскват с твърде много документация и тяхната работа не се свежда само до осъществяване на продажба, но и до нейното администриране – оферти, договори, поддържане на качествена информация за клиента, прогнозиране и други. Всичко това коства време. Според Майк Уаинберг, бизнес консултант, главният проблем в отдел продажби е, че търговците отделят твърде малко време, за да продават. Звучи нелепо, нали? Мястото на търговските екипи не е в офиса, а навън ПРИ КЛИЕНТИТЕ. Майк Уаинберг дава за пример свой клиент, при който търговецът е бил затрупан със задачи като изтегляне на поръчки от склада, попълване на документи за изпращане на стоката и доставки до клиентите. Консултантът споделя, че в действителност много голям процент от търговците не успяват да се справят, защото изразходват твърде много време и енергия в тези процеси, а не се фокусират върху главната си задача – ДА ПРОДАВАТ.
Внедряването на ERP система помага на този отдел да намалят времето за вкарване на поръчката, подобрява качеството на информацията, избягва се двойно въвеждане и по този начин се увеличава времето, което търговците могат да използват, за да продават. Също така информацията може да бъде използвана от всяко устройство с интернет достъп. Докато търговецът е при клиент, той може да взима добри решения с качествена информация в реално време.
Приемането на поръчките може да се ускори чрез автоматично извеждане от ERP система, като те (поръчките) се взимат по предварително зададен ред. По този начин процесът става повтаряем и по-ефективен. Това ви дава възможност да използвате данните от последните заявки и не губите време да вкарвате една и съща информация отново и отново.
Допълнително, внедряването на ERP система решава един от най-наболелите проблеми при търговците, а именно прогнозирането. Добрата ERP система поддава автоматизирани прогнози, използвайки историческите данни и направените продажби с почти нулев човешки надзор. Следователно, екипът по продажби ще разполага с по-точни прогнози с по-малко усилия.
Отдел Покупки/Доставки:
Увеличаване на точността на прогнозирането, което се дължи на автоматизирането на процеса, дава наистина големи предимства и за отдел покупки. Проблемите, с които се сблъсква най-често този отдел са убеждаването на доставчиците за добра цена, запазване на договорената цена в момент на повишаване на цената на суровините, поддържане на добри взаимоотношения, поддържане на изрядни договори, справяне с възникнали проблеми и т.н. Според Industry week, които са направили анкета сред високия мениджмънт на различни малки и големи компании, най-важното нещо в тяхната работа е информацията. Анкетираните посочват, че качествената информация е тяхното оръжие за успешни преговори, благодарение на нея могат да реагират адекватно при възникнал проблем. Всички са на мнение, че за качествена информация е нужна солидна система, защото няма как човек да съхранява и да се грижи с такава точност за информацията като една ERP система.
Планирането на материали и планирането на продажби в ERP система позволява напълно да автоматизирате процеса по закупуване. Служителите в отдела могат бързо да се ориентират в дадената информация и да видят кои материали могат да бъдат на разположение, когато са нужни. Внедряването на ERP система дава възможност на всички в компанията да разберат колко време ще е нужно, за да се достави дадена поръчка. В същото време мениджърите могат да отделят повече време на стратегическите активности като събиране на информация за доставчици, класифицирането им и преговори разбира се.
Отдел производство:
Основните проблеми в производството, които могат да се разрешват чрез внедряване на една ERP система са по отношение на планирането и графиците. Подобряването на начина на прогнозиране не помага само на отдел продажби, но и на производството да направи коректни планове, които да отговарят на търсенето. Като резултат се намаляват поръчките, които трябва да бъдат извършени СПЕШНО. Също така една ERP система е от голяма полза, защото дава възможност за откриване на стопиращите точки в процеса на производството.
По същия начин, тъй като отдел покупки може да подобри запасите на материали, в производството няма да се наложи отлагане или отказване на поръчка поради недостиг на суровини.
Чрез настройване на системата за изчисления на разходите на материали и подредбата на поръчките, вие можете да генерирате автоматично поръчките и прилежащите им документи. Тази опция, предоставена от ERP-то, спестява изключително много време и не е нужно да се вкарват едни и същи данни всеки път. Внедряване на ERP система гарантира точността на информацията, което изолира загубата на материали, средства и време в производството.
Не на последно място е оптимизиране на количеството брак. Една добра производствена програма би ви дала добър поглед на нещата – какъв е бракът от всеки материал за даден период от време, каква е неговата стойност и т.н. Това ще ви позволи да откриете нови възможности за постигане на по-висока ефикасност и намаляване на разходите.
Отдел финанси:
Времето, което прекарва вашият финансов екип в края на всеки месец, за да извърши стандартните отчети, може би ще ви струва точно толкова колкото една ERP система. Всяка добре настроена система намалява значително времето, което трябва да се отдели, за да се направят отчети в края на всеки финансов период. Подобряването на прогнозите от отдел продажби също подобряват финансовото състояние на компаниите – води до подсилването на отдел покупки и намаляване на разходите в производството.
Отчетността на парите също се повишава. Във всеки един момент лесно може да се видят забавени плащания и да се реагира своевременно. Това е ключово за една по-добра събиреамост на парите и спиране на течовете още в ранен етап.
Това са само основните проблеми, които се решават от внедряването на бизнес система. Според нас подобренията в бизнеса, които произтичат от по-добро прогнозиране и споделяне на информация са налични само в една интегрирана ERP система.
Ако имате проблеми, които не биха се решили с внедряването на система, ще се радваме да ги предствите и заедно да намерим подходящото ИТ решение.