Все повече малки и средни производства изпитват трудности. Бързо развиващата се среда и технологии поставят някои от тези предприятия в трудно положение. В такъв момент повече управници логично взимат решение да оптимизират фирмата с цел да може тя да продължи да същестува още дълги години. Цялата тази идея е добра, но нейното изпълнение, не в един и два случая е абсолютно погрешно.
Голямата дилема е дали да подходят чрез рестрикции или чрез инвестиции?
Учебниците, а и историята показват, че вариантът да се оптимизират разходи и да се води политика на рестрикции водят до подобрение, но в повечето случаи само в краткосрочен план. В дългосрочен такъв правилната стъпка е да бъдат инвестирани пари, за да бъдат отново технологично в крак с конкуренцията.
Въпреки това, собствениците не рядко решават да оптимизират финансите на компанията и започват да елиминират от различни дейности и да преструктурират персонал.
Управниците нямат желание да се бръкнат в собствения си джоб, да инвестират в бизнеса си с ясното съзнание, че цялата им методика е морално остаряла. Вярва се, че бизнесът е за да вади пари и затова е важно да се подобри финансовия изглед на компанията.
На пръв поглед това може и да не изглежда като лоша идея, винаги има течове и е хубаво те да бъдат закърпвани. Лошото е че в такива ситуации течовете са най-малкото зло. Управниците често сменят доставччици, персонал и т.н. Това действа изключително дестабилизиращо и резултатът е незадоволителен краен продукт.
От тук проблемите с крайните клиенти се задълбочават и се влиза в една спирала, от която трудно има излизане.
Дори да минат няколко години и този модел да върви добре, то идва моментът, в който компанията става прекалено неефективна, заради невъзможността ѝ и да се възползва от производителността на новите технологии. Тя е обособила себе си като компания, която вярва, че всичко може да се пише на тетрадки и въпреки това да бъде конкурента.
Ако все още водите регистратура в тетрадки и приходите ви падат от година на година, но вие вините кризата, държавата, сектора или нещо друго – то е много вероятно не те да са причината, а вие просто да вървите по верния път в грешна посока.
Каква е алтернативата?
При всеки бизнес идва момент, в който е нужно той да бъде обновен, да се помисли глобално за всичките трудности и зародиша на проблемите, да се изгради една цялостна структура на базата на текущите и очаквани нужди. Това изисква инвестиция, но след като вече имаме работещ модел, тя далеч не е толкова рискова. Това не трябва да ни плаши, а да ни амбицира да изградим един по-гъвкав модел, който да ползва силните страни на последните технологии, да ни позволи да растем и атакуваме нови пазари.
Лийн стремеж
В България рядко взимаме специалисти, които да ни вкарат „know-how” в даден аспект от бизнеса, а и доста често, когато вземем подобен професионалист ние му плащаме, за да му даваме акъл. Ако все пак се слушаме в тях, те биха ни посъветвали да се ориентираме към лийн производство и модел на бизнеса.
Обикновенно проблемите на тези малки и средни производства са свързани с не ефективен производствен процес, сравнително бавно производсто, производсто на запасяване, не добра информация за какво наистина иска клиента.
Лийн моделът носи идеята на една добре подредена и структурирана манифактура, която има бърз цикъл на производство и с това отпада нуждата от производство на запасяване. Тоест процесът по изготвяне на дадена поръчка може да започне след като бъде получена поръчката.
Това носи значително облекчение на разходите, но също така изисква добър и бърз пренос на информация вътре в самата компания и правилно планиране.
Естествено такива кардинални промени и осезаеми подобрения няма как да станат без инвестиция.
Необходимо е да се налеят пари, за да се изгради наново една по-добра структура и процес на производство. Основните инвестиции са свързани с реорганизиране на пространството, закупуване на нови машини и системи.
Резултатът от едно такова освежаване на фирмата е по-добър, по-евтин продукт, по-бърз цикъл на производство и много по-добра информация за случващото се. Често малки и средни предприятия губят клиенти понеже нивото на тяхната услуга спада драстично. Дори продукта да е добър сам по себе си, това не е достатъчно.
Това не е проблем само на българските предприятия. За конкретен пример мога да ви дам английска фирма, произвеждаща декоративна козметика. Въпреки много доброто съотношение на цена спрямо качество, с тях се работело много трудно (знаем го от разговори с техни клиенти). Често при подготовка на поръчката се допускали грешки, изпращат се различни бройки от поисканите, след което се предлагат на намаление на тези продукти с цел да не бъдат транспортирани обратно. Подобни компромисни варианти са допустими, но когато те станат начин на работа, а не изключение – то проблемът е доста сериозен.
Отделно имали много големи минимални количества за поръчка, тоест поддържането на цялата серия продукти било много скъпо, особено за по-малки клиенти. Не на последно място времето за изготвяне на поръка било от 5 до 8 седмици, но дори тук не спират проблемите. Често въпреки нуждата от 6-7 седмици за изготвяне на поръчката се оказвало, че дадени топ артикули няма да могат да бъдат включени в нея.
В конкретния случай компанията се е опитала да мине към лийн производство и да не държи почти нищо на склад. Както се вижда от фактите по-горе резултатът е бил близко до трагичен. Какво са сбъркали? Работело се е „на парче“. Пропуснали са след направените инвестиции в подредено производство с нови машини да създадат по-добра система за мониторинг и пренос на информация; да се опростят и автоматизират максимално бизнес процесите в самата компания.
Старата им ЕРП система не вършела добра работа в следенето на ключови материали и навременната им поръчка. Отделно минавала поне 1 седмица, за да може поръчката от ексел форма изпратена на мениджър за даден регион да стигне до производствения мениджър и той да я вкара в графика си и да върне ориентир за крайна дата.
С внедряването на Coriti свалихме този срок до под 24 часа. Изглежда просто, много неща изглеждат прости, но често не биват свършени и костват много. Подобна е и ситуацията с момчетата в склада, които подготвяли поръчките. Те следели от лист хартия какво следва да вземат и колко бройки и от там идвал проблемът с допуснатите грешки, а те струват скъпо и на компанията и на клиентите им.
Складовата система, която ние от Coriti внедрихме им позволи да намалят драстично подобен тип грешки и да ускорят преноса на информация до такава степен, че да си поставят срок от максимално 4 седмици за производство и изготвяне на дадена поръчка, тоест 33% по-бързо.
Отделно успяхме да оптимизираме и съвместно с компанията да направим много добър модел за следене и поръчка на ключовите материали и компоненти, така че да няма кризисни ситуации. Например, да не може да се произведе даден продукт навреме, защото пластмасовите капачки пътуват чак от Китай с кораб и няма да дойдат още 2 седмици.
Не рядко в бизнеса идва момент, в който той трябва да бъде реорганизиран из основи, хаосът натрупвал се през годините да бъде овладян, да се вкара компанията в крак с времето, да бъде отново конкурентна и жадна за нови клиенти и пазари. Често в такива случаи се допуска грешката да се режат разходи вместо да се инвестират пари в експерти и технологии, които да гарантират едно устойчиво бъдеще, изграждайки една модерна, гъвкава структура. Някои живеят със спомена за славните минали години и измислят оправдания защо сега не успяват, докато другите правят пари.