Още в самото ни начало получихме запитване от една малка дистрибуторска фирма. И те самите не бяха наясно какво точно искат да постигнат, но знаеха, че системите им не са достатъчно добри, а бизнес процесите им са далеч от ефективни и автоматизирани. Виждаха, че им липсва качествена информация, която да достига до тях достатъчно бързо. Нещо повече самата компания и дейностите й също не бяха достатъчно добре организирани. Повечето от тези неща се дължаха на бързото им развитие в комбинация с това, че са млада фирма – на около една година.
Тяхната ИТ система се състоеше от Ексел файлове, до които достъп имаше само в главния офис в София, а фирмата имаше офиси и в Пловдив, Варна, Бургас, Плевен. Макар и малка компания – само с по 1 дистрибутор в някои градове и малко пространство за склад – нуждата да се води инвентаризация си остава. А към момента на тяхното запитването, процесът бе следният – една система в София, която следи наличност в София и колко бройки са изпратени по страната. Всяка седмица от София се допълваха бройките, които са били продадени по страната. Тоест работеше се на принципа на допълване до началната изписана бройка.
Предвид големината на фирмата всичко това ни изглежда като нещо нормално. Свикнали сме подобни фирми да не блестят с високо-технологични решения. В същото време обаче самите те виждаха, че нещата може да се променят към добро дори само да се елиминрат основни проблеми като тромавия пренос на информация от пазара към мениджмънта. Ето и част от основните проблеми, които идентифицирахме преди да изберем конкретно решение:
- Често след като даден продукт е бил изпратен в склад Х, той е отдаван на консигнация. А щом продукта е излезнал от склада, то от София изпращат друг. По този начин реално се увеличава наличността в склад Х, а големите наличности са излишни. Престокирането е проблем и струва скъпо. Затова би следвало всяка фирма да се стреми да има максимално ефективна стратегия относно наличните бройки и тяхното управление.
- Съществуваше слаб контрол върху търговските агенти. Трудности и недостатъчна информация при формирането на планове и изисквания се открояваха при клиента ни. Липсата на единна система не позволяваше да се следи лесно кой клиент какъв асортимент поддържа и съответно да се генерира информация за конкретен продукт.
- И не на последно място, координацията на цялата структура бе на изключително ниско ниво. А обмяна на информация между служителите от по-малките офиси, реално не съществуваше. Информацията се движеше само от и до офиса в София. По-малките единици на компанията на практика не бяха свързани.Обмяната на опит, идеи и информация за пазара има силен позитивен ефект върху продажбите и затова решаването на този проблем бе от голяма важност.
Ние от Coriti.com набелязахме като основен проблем липсата на единнна система, която да позволява бърз и лесен пренос на точната информация в реално време. В този проект не се изискваха специализирани нужди, единствено се изискваше да се направи добре простото.
ERP система за дистрибуторска фирма
Трябваше всеки търговец да има свой акаунт, където лесно да се управляват клиентите и продуктите. По страната вместо да се инвестира в компютри или лаптопи се изпратиха таблети, вече свързани към интернет. По този начин търговските агенти лесно можеха да управляват системата дори в движение. Това им позволи да вдигнат и имиджа на компанията като взимат поръчките на самите устройства, а не на хвърчащи листа.
В София мениджмънта бързо започна да вижда ползите от новото си ERP. Взимането на решения ставаше много по-лесно. Нямаше вече нужда от непрекъснатите разговори с регионалните представители – осовната информация е в системата и достъпна по всяко време. Например калкулациите за излезнали продукти за определен период спестиха по думите на управителя много време при подготовката на поръчки за производителя.
Детайлно следене на представянето на всеки търговски агент също значително подобри продажбите. Мениджмънта има възможност да разбере кога и какво продават техните търговци и да промени техния фокус и приоритети ако е нужно. Изгради се специална бонусна система според територията и слабите страни на търговеца и по този начин компанията успя да помогне на служиелите си да оптиимизират досегашния си начин на работа и да увеличи приходите.
Нещо, което на този етап компанията все още не отчита като плюс е гъвкавостта на системата. Но още при първите структурни промени ще се усети разликата – по-бърза климатизация и обучение, съответно по-добра ефективност.
С напредването на технологиите в последните години и по-конкретно облачните решения, подобни ИТ системи стават достъпни до все малките компании. Вече не е нужно да се инвестират огромни суми пари, за да се подредят и автоматизират основните процеси, нужно е само желание за промяна и успех!