Конкретни примери от българския бизнес и как можем да спечелим от това
В началото всеки бизнес има доста последователна и ясна структура на своите процеси. С течение на времето обемите и мащабите се увеличават, а технологиите се развиват и ни позволяват да улесним дадени процеси. Това ни принуждава да усложним даден процес, да го разбием на няколко други по-малки стъпки с цел по-добра услуга, по-добро разпределение на отговорностите и по-ефикасна работа. Така след години се натрупват прекалено много процеси, които не са замислени да бъдат свързани в самото им начало – тоест изискват много ръчно въвеждане на информация и поддръжка. В крайна сметка се стига до една сложна и тромава структура. Тя е естествено следствие от развитието на компанията и не трябва задължително да бъде считана за резултат на лош мениджмънт, просто трябва да бъде взето решение тези процеси да бъдат оптимизирани и по-възможност максимално автоматизирани. Това ще позволи на служителите да работят повече с таланта си и да извършват повече дейности, носещи стойност, а не прости задачи.
Ето и пример как се стига до подобен развой на нещата – започваме да развиваме дейност и имаме само ексел таблици със списък с клиенти и продажби. В последствие увеличаваме екипът и имаме нужда от по-добра колаборация по дадени проекти. Тогава се регистрираме в някоя от онлайн апликациите за колаборация и работа в екип. Това улеснява процеса ни на този етап, но в допълнителното развитие на фирмата се оказва, че имаме твърде много работа, която е свързана просто да въвеждаме и поддържаме информацията в подобни допълнителни системи – обновена и точна. И така се стига до етап, в който имаме нужда от автоматизиране на дадени процеси, а това най-лесно се постига, когато максимален брой от тях се извървшат в една интегрирана система.
Ние в Coriti.com обръщаме сериозно внимание на тези трудности и нужди на бизнеса. Затова освен автоматизиране на основни бизнес логики, предлагаме и персонализирано автоматизиране на процеси и дейности, които са силно характерни точно за дадена фирма и не може да бъде изградена централизирана система, която да се използва и от други наши клиенти. Тази наша възможност да персонализираме силно дори автоматизиране на процеси, а не просто ERP нуждите на една компания се оказва силно ценена от нашите клиенти.
В днешната статия ще ви представим конкретни примери на подобни решения, които вече носят полза и пестят време и усилия:
Колаборация
Работим със средно голяма рекламна агенция. Още преди да внедрим новата системата ясно се виждаше проблемът с преноса на информация и колаборацията между служителите. Освен, че оформихме всяка сделка/договор да е проект сам по себе си, решихме да минем още една стъпка напред в интегрирането на технологии. Точно затова автоматизирахме редица дребни задачи свързани с даден проект.
Щом нов клиент бъде подписан и въведен в системата, се създава нов типов проект. Той носи в себе си редица начални задачи – подсещане да бъде качен договорът в системата; известяване на счетводния отдел, че следва да издаде нова фактура; известие до отговорника по проекта, че трябва да направри начална среща с хората, които ще бъдат ангажирани с този проект и други дребни задачи и известия.
Въпреки, че не изглеждат сложни, те отнемат време, а забравянето на някоя от тези стъпки може да има негативен ефект в последствие.
Маркетинг
Друга компания, която успешно ползва последните технологии е фирма за образование в чужбина. За нея автоматизирахме много на брой дребни задачи. Добър пример е, че при въвеждането на нов лийд, той директно бива добавян и в тяхния списък за имейл кампании в MailChimp.
Продажби
ERP система за подпомагане на работата в екип
Автоматизирането може да ни помогне и да преминем през един по-дълъг процес, който е съставен от няколко стъпки и системата ни навигира през тях. Например, в средно голяма дистрибуторска фирма всичко започва от въвеждането на сделка.
Всяка сделка трябва да бъде одобрена първо от мениджър (заради характеристикиката на стоките им), затова и автоматизирахме след въвеждането на сделка, мениджърът да получава автоматично имейл и да разреши реализирането й в системата. Щом тя бъде реализирана автоматично се генерира фактура + очаквана транзакция към нея, така счетоводният отдел е винаги в крак със ситуацията и има пълната информация за случващото се.
Щом фактурата се отбележи като платена от счетоводния отдел, търговецът също бива известяван за това, че може да маркира сделката като завършена.
Производство
Автоматизиране на производството с правилната ERP система
Добрата комуникация между производство и търговски екип винаги е ключова за успеха на една фирма. Много често информация се спестява или не бива подавана навреме и това затруднява даден отдел. В този контекст напоследък изградихме не малко автоматични действия от системата с цел по-добър и винаги случващ се пренос на информация.
При промяна на статус на производство, системата автоматично обновява статуса на сделка от „За производство“ към „За изпращане“ и отделно на това изпраща имейл до отговорника в търговския отдел.
Друг чудесен пример, как технологиите могат да подобрят дейноста и услугата е автоматична нотификация щом има промяна на планираната крайна дата на производство. Така търговския отдел винаги е наясно с евентуално забавяне на дадена поръчка и може своевременно да измисли решение или да предупреди клиента.
Онлайн Търговия
Онлайн търговията расте с изумителни темпове и се превръща в необходимост за повече и повече фирми. Свързването на ERP/CRM система с онлайн магазин вече е нещо стандартно. По този начин нашите поръчки автоматично се появават в основната ни система и е по-лесно да бъдат обслужени. Но това е само началото що се касае до автоматизиране на задачи в тази област. Може да се отиде много по-далеч. Например за всяка нова влезнала поръчка автоматично да се създава производство и да бъде известяван отговорник за това. Нещо повече щом то е готово и изпратено, автоматично да се проверява статуса на пратката при спедитора. Отделно системата следи дали няма нови отзиви към даден наш продукт на някой от онлайн магазините. Така може да се предложи много по-добра услуга като цяло и в случай на проблем и нисък отзив да се реагира като се свържем с човека, тъй като в сайтове като Amazon, Ebay, Alibaba отзивите са изключително важни.
Услуги
Вече споменахме за автоматичните задачи и нотификации при създаване на проект, но има и други неща, които могат да се направят с цел улесняване делата на една компания в сферата на услугите.
Добър пример е автоматична свръзка на счетоводството и лидерите на даден проект – при плащане на фактура и маркиране като статус платена в системата à имейл към отговорника за този проект.
В заключение е важно е да се отбележи, че подобни улеснения не значат, че всичкo ще става автоматично и няма да има работа по системата. Човешката намеса е от изключително значение за извършването на плавен работен процес. Основната идея, oт която се ръководи нашата работа e когато има по-смислени активности, които изискват умствена дейност да се извършват от служители, а тези, които са механични да бъдат извършени от компютър. Подобна инвестиция си заслужава само ако тези дребни задачи възникват достатъчно често, ако са само няколко пъти на месец реално инвестицията печели много малко време на работниците и може да губи смисъла си, но когато има обем тя е добре обоснована. Въпреки всичко, контролът и човешкият фактор остават важни фактори и не могат да бъдат изключени в дадени процеси.