Автоматизиране на процесите свързани с правенето на бизнес, всъщност е практика при която информацията и процесите в компанията биват управлявани с помощта на технологии с цел да се намалят разходите и да се подобри ефикасността.В днешно време този подход не само се е превърнал в често срещано явление, а е на практика задължителен за всяка компания, която има амбициите да се развива.
Тази статия има за цел да представи на кратко основните ползи от използването на модерни технологии в управлението на един бизнес.
1. Подобрена комуникация в бизнес процесите
Използването на цялостна бизнес система подобрява значително управлението на информацията – по-лесно ще откривате това, което търсите, за да свършите работа. Например CRM (Customer Relationship Managment – Управление на отношенията с клиенти) системата предоставя възможност да видите цялата на клиент – поръчки, кореспонденция и друга информация – по всяко време и само за няколко клика.
Нещо повече комуникацията между служителите ще се стане по-лесна, по-бърза и по-ефективна чрез оставяне на бележки, разпределяне на задачи и искане на одобрение вътре в системата.
2. Прилагане под отговорност
Разпределянето на отговорност е много по-лесно с използването на бизнес система. Всяка сделка, среща, клиент, потенциален клиент, етап или бележка със задача има отговорен служител. Всичко това улеснява контрола и елиминира случаите на „безхаберие“.
Освен това Ви позволява да въведете стандарти за всеки един процес. Тоест по-лесно ще имате едно и също качесто на продукция и услуга в продлъжителен период от време.
3. Намаляване на разходите причинение от неефективност
С автоматизиране на част от работния процес се прескачат множество разходи, свързани с грешки или неефективност от ръчна обработка. Закъснели плащания, бавно одобрение и обслужване на поръчките, и никога неполучени плащания са доста скъпи за всеки един бизнес.
ERP системите могат да ви покажат за секунди текущото състояние на всяко нещо и да ви алармират по зададени от вас параметри. Така ако не напълно то значително се намалява шанса от грешка и забавяне.
Известията също са част от всеки добър софтуер в тази ниша. Те помагат никога да не бъдете изненадани от липса на даден продукт или материал.
Просто избирате продукт или материал, избирате стойност – по-голяма/равна/по-малка и номинална стойност. Когато нерванството/равенството се окаже вярно системата ще ви алармира и вие своевременно ще можете да поръчате необходимя продут/материал.
4. Задълбочен анализ на ситуацията
Обработването на процесите с помощта на централизирана система има и друг голям плюс. Вие ще добиете допълнителна информация за всичко случващо се в компанията.
Всяка въведена поръчка, произведен продукт, издадена фактура и тн., се записва в ERP системата.
След няколко месеца работа вие ще можете да генерирате задълбочени отчети – колко запитвания имате, колко поръчки обслужени, колко проблемни, колко неплатени, колко брак и тн.
Цялата тази информация поднесена в интерактивни диаграми или таблици ви позволява да взимате решения на базата на много повече информация.
5. Йерархия
Йерархията е важна за всяка една организация, не само за одобрение и контрол, но и за работа в екип. Интегрирането на ERP и CRM ще дефинира отговорностите и йерархията във фирмата. Това би имало силен позитивен ефект върху ефикасността на всички служители.
6. Следете прогреса
Всеки потребител лесно може да види прогреса на отделни процеси, за които той има права. Това позволява служителите да се координират по-добре и да подобрят работата си като екип.
Тази подобрена ефикасност и контрол над процесите позволява много по-голям брой дела да бъдат процесирани без необходимост от наемане на допълнителни служители.
Тази гъвкавост, която фирмите развиват след интегрирането на система за автоматизиране на процесите е една от основните причини за подбрената приходност и печалба.
Фактори за успеха на ERP/CRM система
1) Човек на промяната
За да е успешна интеграцията на CRM/ERP системи и те да доведат до желаните резултати е нужно някой да поведе екипа. Трябва човек, който да разбира ползите и да бъде лидер за промяната, да въведе станадарти и навици за ползването.
2) Технологичо ориентирани партньори
Като всяка фирма и вие имате процеси, които или произлизат или завършват с друга фирма. Ако те вече са изградили подобни системи това допълнително би улеснило работата и на двете страни.
3) Ясно дефинирани цели
Всяка компания следва да има ясно определени цели, които иска да постигне – кои задачи точно да оптимизира, кои работници най-много да облекчи и как всичко това ще ефектира върху приходите и разходите.