Гарантирайте си успешно внедряване.
В днешно време фирмите са поставени пред дилемата дали да поемат по трудния път на модернизиране и да придобият конкурентно предимство или да заложат на по-лесното – да останат със старите си системи и управление на процесите. Без съмнение клауд технологията е бъдещето – дава голяма свобода на бизнеса и му позволява да постигне целите си. Проблем се явява единствено преходният етап от старо към ново. Проучване, подкрепено от водещи компании като Oracle показва, че 54% от внедряването на клауд ИТ система в последните 2 години е неуспешно. Това не винаги значи, че новата система не е стартирала, а в по-честия случай – просто не е постигнала резултатите и целите си навреме.
След детайлно проучване на темата смятаме, че можем да откроим 3 основни ключа към успеха на нова система, в което и да е предприятие/организация. Основната грешка, която компаниите допускат е че са фокусиране на 100% само до момента на избор на нова система, след това те смятат, че по-трудната част е отминала и остават 1 или 2ма човека да ръководят самото изграждане и стартиране на системата. Точно в този контекст са и нашите съвети как да си гарантирате успешно внедряване на новото ви ERP.
Направете обучението приоритет
За съжаление вашата компания няма да спре да работи само защото ще внедрявате нова ИТ система. Затова трябва всички служители, които ползват системата да са добре подготвени за бъдещата промяна. Инвестирайте в образованието им, използвайте различни методи и се уверете, че има добра комуникативност между хората. Така те по-лесно ще се справят заедно.
В никакъв случай не подценявайте обучението – няма смисъл да плащате пари за нова система, ако служителите ви не знаят как да извлекат максимума от нея. В много проучвания на тема „Успешни срещу провалени внедрявания на ИТ система“ обучението е ключовият компонент за крайния резултат.
Да предоставиш на работниците добра платформа, която може да удовлетвори всичките им нужди, е само началото. Но ако те не знаят как точно да извършват процесите в нея, ще започнат да търсят вратички и импровизирани начини да правят нещата по старому.
Топ мениджърите ще имат доста по-различни задачи и нужди в системата от най-ниските нива, затова е добра идея да подходите към обученията с мисъл. След началните презентации на системата в целия й блясък, разделете хората на групи или пък класовете на процеси. Така един служител няма да има нужда да помни много излишна информация.
Дори да направите много интересни и интерактивни обучения на вашите служители, със сигурност те няма да запомнят всичко. Това ще доведе до липса на увереност и неприятни чуства спрямо новата система, а за да има ефект от нея е важно хората да я приемат максимално бързо и гладко. Затова би било чудесно, ако всеки служител има информацията как да мине през даден процес. Използването на текстови стъпки и снимки е подходящо, но можете да преминете на съвсем друго ниво ако заснемете кратко видео. В днешно време има много програми и дори добавки към топ браузърите, които ви позволяват да заснемете кратко видео с вашите действия и инструкции.
От опит знаем, че е добра практика всеки служител да има възможност да поиска проверка в първите дни от работата с новата система. Всеки може да ни се обади и да проверим дали извършен от него процес в системата е според нормите или някоя от стъпките е сгрешена. Това дава допълнително спокойствие на хората, самочуствие когато се справят и ранно корегиране на грешките, когато не се. Няма спор трудоемко е, но резултатите са видими и затова ние от Coriti.com продължаваме да използваме този подход където е възможно.
Съветваме ви и вие да го изпробвате.
Подкрепете промяната
Внедряването на нова ЕРП система е голяма промяна и това води до желание в организациите да запазят колкото се може повече неща по старому. Обичайният ефект от това е да се измислят механизми да се заобикаля новата структура на процесите, за да бъдат те осъществявани по стария, но добре познат начин. Това често означава, да бъдат правени нещата по много по-сложен начин от необходимото.
Помнете обаче, че персонализирането на системата е това, което ще я направи удобна за ползването й, а промените в самите процеси спрямо предишната им структура е с идеята за по-добра ефикасност. Затова избягвайки да приемем новостите и опитвайки се да правим нещата по стар, но познат начин, ние губим стойността от внедряването на новата система.
За успешна развръзка от стартирането на нова система е важно процесите да бъдат добре замислени и да има правилно „управление на промяната“. Както вече споменахме няма как да постигнем повече, ако просто копираме старите механизми с нова система. Внедряването на нова система ни позволява да осмислим какво искаме да постигнем, какви са ни приоритетите и как да стане най-лесно. Важно е да различим „желанието“ от това да правим нещо по-стария начин с „нуждата“ да го правим по новия.
Наблюдението на отделните потребители на системата и кооперацията между тях е много важна, за да бъде постигнат желаният резултат.
Топ мениджмънта трябва да застане твърдо зад проекта
Много често топ мениджмънта/собствениците на дадена компания участват само в предварителните преговори до избора на система. След това те се отдръпват и остават цялата тежест на някой от своите подчинени, който е избран за отговорник по внедряването на новото ЕРП.
Това е грешен подход. Топ мениджърите трябва да останат зад проекта и след избора на система. Те могат да предложат по-добри решения за процеса на внедряването, тъй като познават компанията добре. Отделно това би сигнализирало на всички в компанията, че това е много важен, стратегически проект и трябва да се подходи с максимална концентрация и мотивация, за да бъде изпълнен той успешно.
Нещо повече, отговорникът има нуждата от подкрепата на хората над него при взимането на трудни решения. Не винаги новото ЕРП ще е толкова персонализирано като старото, но може всъщност това опростяване на нещата да има много позитивен ефект в дългосрочен план. Има много тънки моменти, в които е нужно обединена позиция, за да може компанията да върви напред. Това е и една от основните причини проектите по внедряването на ИТ система да се провалят, когато топ мениджмънта се разграничи от процеса.
За да се запази баланса и да не се отнемат правомощията на отговоника по внедряването е най-добре да се организира ежеседмична среща. Идеята е да се следи напредъкът и да се споделят впечатленията и трудностите по пътя към оформянето на крайния продукт.
Тези фактори са трите най-основни за успешното внедряване на нова ИТ система. Те могат да имат различна тежест в зависимост от структурата, индустрията и като цяло същността на дадена организация. Независимо от това те са чудесно начало за вашата подготовка по стартирането на нова система.